Quy trình hủy tài khoản Email

Trung tâm Thông tin và Quản lý mạng (CINM)        

  • SOP #: CINM-SOP-06
  • SOP này giải quyết các công việc xóa tài khoản Email của các các nhân/ đơn vị trong Trường theo yêu cầu hoặc theo quy định sử dụng email của trường.

 

Bước

Nội dung

Thực hiện

Thời gian

Bước 1 

- Tiếp nhận yêu cầu hủy tài khoản Email thông qua công văn yêu cầu của đơn vị (ghi rõ email đề nghị xóa, tên cá nhân/đơn vị quản lý email đó, lý do đề nghị xóa).
 

- Đồng thời hàng ngày kiểm tra tình trạng sử dụng của các Email, có trong diện bị xóa hay không.

Nhân viên tiếp nhận thông tin

Nhân viên bộ phận quản lý Email

Ngay tức thì

Bước 2

Kiểm tra yêu cầu tiếp nhận:

- Có hợp lệ hay không (Công văn yêu cầu có xác thực của lãnh đạo đơn vị yêu cầu).

- Yêu cầu không hợp lệ, báo lại bộ phận tiếp nhận thông tin thông báo cho đơn vị yêu cầu và quay trở lại bước 1.

Nhân viên bộ phận quản lý Email

15 phút

Bước 3

 

Gửi Email nhắc nhở đến Email của đơn vị mà Email (vi phạm quy định) trực thuộc, đồng thời điện thoại thông báo đến đơn vị đó.

(Không áp dụng bước này đối với những Email xóa theo yêu cầu của các đơn vị).

Nhân viên bộ phận quản lý Email

15     phút

Bước 4

Sau 24h kiểm tra lại tình trạng Email đó có đăng nhập hoạt động trở lại hay không.

(Không áp dụng bước này đối với những Email xóa theo yêu cầu của các đơn vị).

Nhân viên bộ phận quản lý Email

24 tiếng

Bước 5

Tiến hành tổng hợp danh sách các email trong diện bị xóa và tiến hành xóa khỏi hệ thống email của trường. Gửi email thông báo đến các đơn vị trong trường email đó đã bị hủy, ngưng mọi liên lạc, trao đổi thông tin với Email đó.

Nhân viên bộ phận quản lý Email

 

15 phút

Bước 6

- Báo cáo hoàn thành công việc với Giám đốc Trung tâm.

- Ghi nhận thông tin vào nhật ký công việc hàng ngày.

- Kết thúc quy trình.

Nhân viên bộ phận quản lý Email

Ngay tức thì

 

 

QT2010 06